Terms & Conditions

For Workshops, Coaching

Terms & Conditions

For Workshops, Coaching and Events

For German please scroll down

Please read carefully before placing your booking.

General

The services and products provided are the property of SVDW productions s.r.o., represented by Sascha van der Werf (hereafter jointly referred to as the "Organizer").

These Terms & Conditions apply to all purchases made directly through the Organizer, including via www.van-der-werf.com. No waiver or modification of these terms shall be binding unless approved in writing by the Organizer. Unless otherwise stated, these conditions also apply to future transactions.

For any products or services purchased through a third-party vendor, please refer to that provider's terms and conditions.

The Service

All workshops, one-on-one coaching, online sessions, and events (hereafter referred to as “Services”) are designed to provide theoretical and practical inspiration in the art of photography.

Registration & Payment

Direct Website Registration

Registration is only valid in written form—via email or through the designated booking links on the website.
A binding contract is concluded upon written confirmation by the Organizer.

Payment Terms:

  • Full prepayment is required via PayPal, credit card, or bank transfer.

  • Cash payments are not accepted.

  • Reservations are not confirmed until full payment is received.

  • If the payment is not received at least 14 days before the event, the booking will be cancelled.

Once payment is received, a final confirmation will be sent by email.

Cancellation Policy – Group Workshops

This policy applies only to group events booked via www.van-der-werf.com.
Cancellations must be submitted in writing via email.

  • Up to 30 days before the event: Free cancellation

  • 14–29 days before the event: 50% cancellation fee, unless the spot is rebooked

  • Within 7 days of the event: 100% cancellation fee, unless the spot is rebooked

  • No-show without notice: 100% fee applies

  • These terms apply even if the payment has not yet been made.

Illness or Emergencies (Group Workshops)

  • Participants may request a transfer to a future workshop date in case of illness or valid personal reasons. Approval is at the Organizer’s discretion and subject to availability. If rescheduling is not possible, the standard cancellation policy applies.

Cancellation Policy – One-on-One Coaching

This applies to single coaching sessions booked directly or via www.van-der-werf.com.

Standard Cancellation

  • Up to 14 days before the session: 30% cancellation fee

  • Within 14-7 days: 50% cancellation fee

  • Within 7 days: 100% cancellation fee

  • No-show without notice: 100% fee and no rescheduling

  • These conditions apply to all pending or unpaid invoices as well.

Any pre-booked third-party services (e.g. studio rentals, makeup artists, travel, or location fees) are non-refundableand must be paid in full by the client.

Cancellation Due to Illness or Travel Delays

  • If cancellation occurs due to illness, travel delays, or other unforeseen personal circumstances, the Organizer will first offer a reschedule to a mutually agreed alternative date.
    If rescheduling is not possible, 30% of the total amount will be retained as a cancellation fee for efforts and preparation already made.

  • Third-party bookings made on behalf of the participant are still non-refundable and must be covered in full by the participant.

Late Arrivals

  • Arriving more than 30 minutes late without prior notice may result in a shortened session or full cancellation without refund.

Cancellation by the Organizer

Group Workshops

  • We reserve the right to cancel or postpone an event for valid reasons such as illness, safety concerns, force majeure, or if the minimum number of participants is not reached.
    In such cases, participants will be informed, and an alternative date will be offered. If this is not possible, the full fee paid for the service will be refunded.

  • Other incurred costs such as travel or accommodations are not refundable.

One-on-One Coaching

  • If the Organizer cancels a scheduled session due to health, scheduling, or other valid reasons, an alternative date will be offered.

  • If no alternative date is possible, a full refund of the service fee will be issued.

  • Excluded are any travel costs or third-party service fees independently arranged by the participant.

Third-Party Vendors / External Bookings

  • If a service (workshop or coaching) is booked via a third-party provider or partner, the respective terms and conditions of that vendor apply.

Disclaimer & Participant Responsibility

  • Participants attend at their own risk.

  • The Organizer is not liable for damage to personal property (e.g. cameras, laptops, clothing, etc.) during the event.

  • Participants are fully liable for any damage caused by their actions to the Organizer's equipment, or that of other participants.

  • By attending, the participant confirms they have read and understood this disclaimer.

Media Consent

  • The Organizer may photograph or film parts of the workshop for promotional use.
    By participating, the attendee agrees to this unless they explicitly object in writing prior to the event.

Privacy Policy

  • Personal data provided during booking will only be used for processing your participation and communication.
    No data will be shared with third parties, except where necessary to deliver the service (e.g. Sascha van der Werf as authorized partner).

  • For full details, please see our Privacy Policy.

Limitation of Liability

  • Use of our services and website is at your own risk.
    We do not guarantee uninterrupted service or error-free operation.
    We are not liable for any direct or indirect damages arising from your use of our site or participation in an event.

Indemnification

  • By booking or participating, you agree to indemnify SVDW productions s.r.o. / Sascha van der Werf and affiliates against all claims, losses, or legal fees arising from your actions or breach of these terms.

Force Majeure

  • We are not liable for service disruption due to events outside our control, including but not limited to natural disasters, illness, war, labor conflicts, power outages, or technical failures.

Governing Law & Jurisdiction

  • These terms are governed by Austrian and EU law.

  • All legal disputes shall be settled by the District Court of Vienna, and proceedings shall be conducted in German.

  • All parties waive the right to appeal the court's decision.

AGB Workshops

Events & Vorträge

Bitte sorgfältig lesen, bevor eine Buchung vorgenommen wird.

Allgemeines

Die angebotenen Dienstleistungen und Produkte sind Eigentum von SVDW productions s.r.o., vertreten durch Sascha van der Werf (im Folgenden gemeinsam als „Veranstalter“ bezeichnet).

Diese Geschäftsbedingungen gelten für alle Direktbuchungen über den Veranstalter, einschließlich der Webseite www.van-der-werf.com. Änderungen oder Ergänzungen sind nur dann gültig, wenn sie schriftlich vom Veranstalter bestätigt wurden. Diese Bedingungen gelten – sofern nicht anders angegeben – auch für zukünftige Geschäftsbeziehungen.

Bei Buchungen über Drittanbieter gelten ausschließlich deren Bedingungen. Bitte informiere dich dort entsprechend.

Leistungsbeschreibung

Alle angebotenen Workshops, Einzelcoachings, Online-Sessions und Events (im Folgenden als „Leistungen“ bezeichnet) dienen der theoretischen und praktischen Inspiration im Bereich der künstlerischen Fotografie.

Anmeldung & Zahlung

Direktbuchung über die Webseite

Die Anmeldung ist ausschließlich schriftlich per E-Mail oder über die Buchungslinks auf der Webseite möglich.
Ein verbindlicher Vertrag kommt durch die schriftliche Bestätigung des Veranstalters zustande.

Zahlungsbedingungen:

  • Der volle Rechnungsbetrag ist im Voraus per PayPal, Kreditkarte oder Banküberweisung zu leisten.

  • Barzahlung ist nicht möglich.

  • Eine Buchung gilt erst nach vollständigem Zahlungseingang als bestätigt.

  • Erfolgt die Zahlung nicht mindestens 14 Tage vor dem Event, wird die Reservierung storniert.

Nach Zahlungseingang erfolgt eine schriftliche Bestätigung per E-Mail.

Stornobedingungen – Gruppen-Workshops

Diese Regelung gilt ausschließlich für Gruppenveranstaltungen, die über www.van-der-werf.com gebucht wurden.
Stornierungen müssen schriftlich per E-Mail erfolgen.

  • Bis 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn: kostenfreie Stornierung

  • 14–29 Tage vorher: 50 % Stornogebühr, sofern der Platz nicht nachbesetzt werden kann

  • Innerhalb von 7 Tagen: 100 % Stornogebühr, sofern der Platz nicht nachbesetzt werden kann

  • Nichterscheinen ohne Mitteilung: 100 % des Betrags wird fällig

  • Diese Bedingungen gelten auch für noch nicht beglichene Rechnungen.

Krankheit oder Notfälle (Gruppen-Workshops)

  • Bei Krankheit oder triftigen persönlichen Gründen kann ein Antrag auf Umbuchung auf einen späteren Termingestellt werden. Die Entscheidung liegt beim Veranstalter und ist abhängig von der Verfügbarkeit. Sollte keine Umbuchung möglich sein, gelten die regulären Stornobedingungen.

Stornobedingungen – Einzelcoachings

Diese Regelung gilt für Einzelcoachings, die direkt oder über www.van-der-werf.com gebucht wurden.

Normale Stornierung

  • Bis 14 Tage vor dem Termin: 30 % Stornogebühr

  • Innerhalb von 14-7 Tagen: 50 % Stornogebühr

  • Innerhalb von 7 Tagen: 100 % Stornogebühr

  • Nichterscheinen ohne Mitteilung: 100 % des Betrags, keine Ersatzleistung

  • Gilt auch für offene bzw. unbezahlte Rechnungen.

Vorab gebuchte Drittleistungen (z. B. Studioanmietungen, Visagisten, Reise- oder Locationkosten) sind nicht erstattungsfähig und müssen vom Auftraggeber in voller Höhe getragen werden.

Stornierung bei Krankheit oder Reiseverzögerung

  • Bei Stornierungen aufgrund von Krankheit, Reiseverzögerungen oder unvorhersehbaren Umständen auf Seiten des Auftraggebers wird zunächst ein Ersatztermin angeboten.
    Ist eine Umbuchung nicht möglich, wird eine Stornogebühr in Höhe von 30 % des vereinbarten Betrags zur Abdeckung der bereits erbrachten Vorbereitungsleistungen einbehalten.

  • Auch in diesem Fall sind Drittleistungen nicht erstattungsfähig und voll zu tragen.

Verspätetes Erscheinen

Bei Verspätung von mehr als 30 Minuten ohne Vorankündigung kann die Sitzung gekürzt oder ersatzlos gestrichen werden – eine Rückerstattung erfolgt nicht.

Stornierung durch den Veranstalter

Gruppen-Workshops

  • Der Veranstalter behält sich das Recht vor, eine Veranstaltung aus triftigen Gründen (z. B. Krankheit, höhere Gewalt, zu geringe Teilnehmerzahl) abzusagen oder zu verschieben.

  • In diesem Fall werden die Teilnehmer rechtzeitig informiert und es wird ein Ersatztermin angeboten. Sollte dieser nicht zustande kommen, wird die volle Teilnahmegebühr rückerstattet.

  • Nicht eingeschlossen sind Reisekosten, Unterkunftskosten oder sonstige Eigenleistungen der Teilnehmer.

Einzelcoachings

  • Muss ein Einzelcoaching vom Veranstalter abgesagt werden (z. B. aufgrund gesundheitlicher oder organisatorischer Gründe), wird ein Ersatztermin angeboten.

  • Kommt dieser nicht zustande, wird die volle gezahlte Summe rückerstattet.

  • Nicht erstattungsfähig sind jedoch sämtliche vom Teilnehmer selbstständig gebuchten Leistungen wie Reisen oder Drittanbieter-Kosten.

Buchungen über Drittanbieter

  • Wird ein Workshop oder Coaching über einen externen Anbieter gebucht, gelten ausschließlich dessen AGB. Bitte lies dir diese sorgfältig durch.

Haftungsausschluss & Verantwortung des Teilnehmers

  • Die Teilnahme erfolgt auf eigene Gefahr.

  • Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Schäden an persönlicher Ausrüstung (Kameras, Laptops, Kleidung etc.).

  • Für Schäden an der Ausrüstung des Veranstalters oder anderer Teilnehmer, die durch aktive Beteiligung verursacht werden, haftet der Teilnehmer selbst.

  • Mit der Teilnahme bestätigt der Teilnehmer, diesen Haftungsausschluss gelesen und akzeptiert zu haben.

Einverständnis zur Mediennutzung

  • Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Veranstaltungen fotografisch oder filmisch zu dokumentieren.
    Mit der Teilnahme erklärt sich der Teilnehmer einverstanden, dass Bildmaterial für Werbezwecke verwendet werden darf, sofern nicht ausdrücklich schriftlich widersprochen wurde.

Datenschutz

  • Personenbezogene Daten werden ausschließlich zur Abwicklung deiner Buchung und Kommunikation verwendet.
    Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, ausgenommen an Sascha van der Werf als autorisierten Partner.
    Weitere Infos findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Haftungsbeschränkung

  • Die Nutzung der Website sowie die Inanspruchnahme der Leistungen erfolgt auf eigene Verantwortung.

  • Der Veranstalter übernimmt keine Gewähr für die Verfügbarkeit oder Fehlerfreiheit der Website oder Dienste.

  • Downloads oder Inhalte erfolgen auf eigenes Risiko. Für Schäden an Geräten oder Daten haftet der Nutzer selbst.

Freistellung

  • Mit der Nutzung der Website oder Buchung erklärst du dich einverstanden, SVDW productions s.r.o. / Sascha van der Werf sowie deren Partner und Mitarbeiter von sämtlichen Ansprüchen Dritter freizustellen, die durch dein Verhalten oder einen Verstoß gegen diese Bedingungen entstehen.

Höhere Gewalt

  • SVDW productions s.r.o. / Sascha van der Werf haften nicht für Leistungsstörungen aufgrund von Umständen außerhalb ihres Einflussbereichs (z. B. Naturkatastrophen, Unfälle, Stromausfälle, Pandemien, Transportprobleme, technische Defekte oder gesetzliche Auflagen).

Gerichtsstand & anwendbares Recht

  • Diese Bedingungen unterliegen dem österreichischen Recht sowie dem Recht der Europäischen Union.

  • Gerichtsstand ist ausschließlich das Bezirksgericht Wien.

  • Alle Verfahren werden in deutscher Sprache durchgeführt. Ein Rechtsmittel gegen die Entscheidung wird ausgeschlossen.